Case: Nordkysten – Skalerbare HR-processer som fundament for bæredygtig vækst

Baggrund
Nordkysten oplevede en periode med eksplosiv vækst, hvor medarbejderstaben mere end fordobledes på kort tid. Denne vækst medførte et øget pres på HR-afdelingen, som kæmpede med manuelle processer, høj medarbejderomsætning blandt timelønnede og mangel på tid til strategiske initiativer.

For at kunne fortsætte væksten uden nødvendigvis at opnormere HR-afdelingen ønskede Nordkysten at modernisere og digitalisere deres HR-processer, skabe skalerbare strukturer og forberede sig på fremtidige krav, herunder løngennemsigtighed i henhold til EU's direktiv.

Udfordringen
HR-afdelingen stod over for en række udfordringer:

• Manuelle og tidskrævende processer: Især ansættelse og onboarding af timelønnede var tidskrævende og fejlbehæftede.
• Fragmenterede medarbejderdata: Stamdata var spredt i forskellige systemer og regneark, hvilket gjorde præcis rapportering vanskelig.
• Ustrukturerede jobroller: Manglende standardisering af jobroller og lønrammer skabte udfordringer i lønforhandlinger og gennemsigtighed.
• Ingen strategisk rekruttering: Rekrutteringssystemet understøttede ikke employer branding eller en moderne ansøgeroplevelse.
• Forberedelse på EU-direktiv om løngennemsigtighed: Der var behov for at forberede organisationen til at kunne imødekomme kommende krav om løntransparens.

Løsningen
HR Tech Partner trådte til med en helhedsorienteret tilgang for at modernisere Nordkystens HR-funktion og skabe et solidt fundament for både drift og fremtidig strategisk udvikling.

1. Implementering af et nyt HR-system:

• Et moderne HR-system blev implementeret og centraliserede al medarbejderstamdata.
• Kritiske HR-processer, såsom ansættelse og onboarding af timelønnede, blev automatiseret. Kontrakter kunne nu genereres og sendes til digital underskrift på få minutter.

2. Nyt rekrutteringssystem med fokus på employer branding:

• Rekrutteringssystemet blev integreret med Nordkystens visuelle identitet for at skabe en sammenhængende og professionel ansøgeroplevelse.
• Platformen blev designet til at understøtte fremtidige employer branding-initiativer.

3. Digitalisering af kursus- og kompetencehåndtering:

• En digital kompetencematrix blev skabt for at sikre overblik over medarbejdernes certificeringer og kompetencer.
• Planlægning og opfølgning på kompetenceudvikling blev strømlinet og automatiseret.

4. Standardisering af jobroller og lønstruktur:

• Jobroller blev kortlagt og standardiseret i HR-systemet, hvilket skabte klarhed over ansvarsområder og forventninger.
• Denne struktur dannede fundamentet for etablering af en ny lønstruktur og lønramme.
• Systemet blev designet til at understøtte rapportering og gennemsigtighed i overensstemmelse med EU's direktiv om løngennemsigtighed.

5. Skalerbare processer som strategisk mål:

• Alle implementerede løsninger og processer blev designet til at være skalerbare, så HR-afdelingen kunne håndtere vækst uden behov for yderligere bemanding.
• Automatisering og systematik frigav tid til strategiske initiativer.

Resultaterne

• Effektive og skalerbare processer: Automatiseringen af centrale HR-processer skabte øget effektivitet og reducerede fejl.
• Hurtig og præcis rapportering: Centraliseret medarbejderdata gav nem adgang til HR-nøgletal og værdifuld indsigt.
• Moderne ansøgeroplevelse: Rekrutteringssystemet skabte en professionel og positiv oplevelse for kandidater.
• Struktureret lønramme: Kortlægning af jobroller og lønstrukturer skabte gennemsigtighed og forberedte virksomheden på EU's krav om løngennemsigtighed.
• Datadrevet beslutningstagning: HR og ledelsen fik nem adgang til data og analyser, der understøttede strategiske beslutninger.
• Optimeret kursus- og kompetenceudvikling: Kompetencematrix og automatiseret opfølgning gav et klart overblik over medarbejdernes udviklingsbehov.

Konklusion
Samarbejdet med HR Tech Partner gjorde det muligt for Nordkysten at transformere deres HR-afdeling til en strategisk og skalerbar funktion. Automatisering og standardisering frigav ressourcer og gjorde det muligt at fortsætte væksten uden behov for at udvide HR-teamet.

Ved at digitalisere og centralisere medarbejderdata, standardisere jobroller og forberede lønstrukturer har Nordkysten nu en moderne HR-funktion, der kan imødekomme både nuværende og fremtidige behov, herunder de kommende krav om løngennemsigtighed i henhold til EU's direktiv.

"Med hjælp og ekspertise fra HR Tech Partner har vi fået udvalgt og implementeret en HR-platform, som har skaleret, systematiseret og struktureret vores kritiske HR processer, samtidig med at vi har fået samlet vores medarbejderstamdata og opnået en dataindsigt vi ikke havde tidligere!" - Peter Bastiansen, HR-Direktør, Entreprenørfirmaet Nordkysten