Baggrund
Nordkysten oplevede en periode med eksplosiv vækst, hvor medarbejderstaben mere end fordobledes på kort tid. Denne vækst medførte et øget pres på HR-afdelingen, som kæmpede med manuelle processer, høj medarbejderomsætning blandt timelønnede og mangel på tid til strategiske initiativer.
For at kunne fortsætte væksten uden nødvendigvis at opnormere HR-afdelingen ønskede Nordkysten at modernisere og digitalisere deres HR-processer, skabe skalerbare strukturer og forberede sig på fremtidige krav, herunder løngennemsigtighed i henhold til EU's direktiv.
Udfordringen
HR-afdelingen stod over for en række udfordringer:
- Manuelle og tidskrævende processer: Især ansættelse og onboarding af timelønnede var tidskrævende og fejlbehæftede.
- Fragmenterede medarbejderdata: Stamdata var spredt i forskellige systemer og regneark, hvilket gjorde præcis rapportering vanskelig.
- Ustrukturerede jobroller: Manglende standardisering af jobroller og lønrammer skabte udfordringer i lønforhandlinger og gennemsigtighed.
- Ingen strategisk rekruttering: Rekrutteringssystemet understøttede ikke employer branding eller en moderne ansøgeroplevelse.
- Forberedelse på EU-direktiv om løngennemsigtighed: Der var behov for at forberede organisationen til at kunne imødekomme kommende krav om løntransparens.
Løsningen
HR Tech Partner trådte til med en helhedsorienteret tilgang for at modernisere Nordkystens HR-funktion og skabe et solidt fundament for både drift og fremtidig strategisk udvikling.
1. Implementering af et nyt HR-system:
- Et moderne HR-system blev implementeret og centraliserede al medarbejderstamdata.
- Kritiske HR-processer, såsom ansættelse og onboarding af timelønnede, blev automatiseret. Kontrakter kunne nu genereres og sendes til digital underskrift på få minutter.
2. Nyt rekrutteringssystem med fokus på employer branding:
- Rekrutteringssystemet blev integreret med Nordkystens visuelle identitet for at skabe en sammenhængende og professionel ansøgeroplevelse.
- Platformen blev designet til at understøtte fremtidige employer branding-initiativer.
3. Digitalisering af kursus- og kompetencehåndtering:
- En digital kompetencematrix blev skabt for at sikre overblik over medarbejdernes certificeringer og kompetencer.
- Planlægning og opfølgning på kompetenceudvikling blev strømlinet og automatiseret.
4. Standardisering af jobroller og lønstruktur:
- Jobroller blev kortlagt og standardiseret i HR-systemet, hvilket skabte klarhed over ansvarsområder og forventninger.
- Denne struktur dannede fundamentet for etablering af en ny lønstruktur og lønramme.
- Systemet blev designet til at understøtte rapportering og gennemsigtighed i overensstemmelse med EU's direktiv om løngennemsigtighed.
5. Skalerbare processer som strategisk mål:
- Alle implementerede løsninger og processer blev designet til at være skalerbare, så HR-afdelingen kunne håndtere vækst uden behov for yderligere bemanding.
- Automatisering og systematik frigav tid til strategiske initiativer.
Resultaterne
- Effektive og skalerbare processer: Automatiseringen af centrale HR-processer skabte øget effektivitet og reducerede fejl.
- Hurtig og præcis rapportering: Centraliseret medarbejderdata gav nem adgang til HR-nøgletal og værdifuld indsigt.
- Moderne ansøgeroplevelse: Rekrutteringssystemet skabte en professionel og positiv oplevelse for kandidater.
- Struktureret lønramme: Kortlægning af jobroller og lønstrukturer skabte gennemsigtighed og forberedte virksomheden på EU's krav om løngennemsigtighed.
- Datadrevet beslutningstagning: HR og ledelsen fik nem adgang til data og analyser, der understøttede strategiske beslutninger.
- Optimeret kursus- og kompetenceudvikling: Kompetencematrix og automatiseret opfølgning gav et klart overblik over medarbejdernes udviklingsbehov.
Konklusion
Samarbejdet med HR Tech Partner gjorde det muligt for Nordkysten at transformere deres HR-afdeling til en strategisk og skalerbar funktion. Automatisering og standardisering frigav ressourcer og gjorde det muligt at fortsætte væksten uden behov for at udvide HR-teamet.
Ved at digitalisere og centralisere medarbejderdata, standardisere jobroller og forberede lønstrukturer har Nordkysten nu en moderne HR-funktion, der kan imødekomme både nuværende og fremtidige behov, herunder de kommende krav om løngennemsigtighed i henhold til EU's direktiv.
"Med hjælp og ekspertise fra HR Tech Partner har vi fået udvalgt og implementeret en HR-platform, som har skaleret, systematiseret og struktureret vores kritiske HR processer, samtidig med at vi har fået samlet vores medarbejderstamdata og opnået en dataindsigt vi ikke havde tidligere!" - Peter Bastiansen, HR-Direktør, Entreprenørfirmaet Nordkysten